Los nuevos medios electrónicos para captar candidatos, la necesidad de reducir los costos de selección capacitación y administración de personal, la urgencia de certificar los aspirantes y ajustarlos a los perfiles; obliga a las empresas que requieren contratación masiva de personal a utilizar tecnología e inteligencia artificial para mejorar sus resultados.
Los problemas que enfrentan las compañías que manejan personal masivo, se concentran en dos bloques:
Altos costos de gestión:
- Altos costos de atracción y selección de personal
- Fuertes inversiones en capacitación
- Procesos de administración de personal demandantes
- Reclutamientos masivos en tiempos recortados
- Incremento de costos y calidad de servicio provocados por la rotación
Riesgos de integridad y desempeño:
- Dificultad para aplicar filtros masivos que garanticen la integridad
- Dificultad de confirmar la veracidad de la información proporcionada por el candidato
- Dificultad para aplicar pruebas masivas que garanticen la idoneidad del candidato al perfil
- Dificultad de garantizar la confiabilidad de personal de puestos críticos
Cuando hablamos de tecnología, normalmente viene a nuestra mente el uso en procesos productivos, áreas de manufactura, automatización de procesos operativos o de atención al cliente. Sin embargo, este tema aplicado en la administración del capital humano ha sido poco explotado, aun cuando en la tecnología yace una gran solución a los principales problemas de la gestión de los procesos de recursos humanos.
La tecnología aplicada en los procesos de atracción y selección de personal ha sido muy utilizada en los últimos años, pero aun existen más opciones de cómo aprovecharla para mejorar de manera integral las áreas de atracción de talento.
Los primeros resultados son extremadamente prometedores. Las empresas de adopción temprana que utilizan software de reclutamiento impulsado por inteligencia artificial han visto cómo su costo por pantalla se redujo en un 75%, sus ingresos por empleado mejoraron en un 4% y su facturación disminuyó en un 35%.
BI (BUSINESS INTELLIGENCE) PARA MEJORAR LA PERMANENCIA
Implementar e interconectar una plataforma de BI con los sistemas de nómina y de administración de personal, nos permite monitorear y generar análisis en tiempo real, entender que perfiles permanecen y cuales rotan, nos da con mucha rapidez cuál es el perfil demográfico que tiene más permanencia, identificar qué fuente de reclutamiento da mayor eficiencia y permanencia de candidatos o cuál de los analistas de selección genera más antigüedad en los colaboradores.
Esto nos da claridad para dirigir las inversiones de manera muy precisa, construyendo una estrategia integral enfocada en incrementar la permanencia de los colaboradores desde el área de selección de personal.
IA (INTELIGENCIA ARTIFICIAL) APLICADA AL PROCESO DE ATRACCIÓN Y SELECCIÓN
Utilizar IA nos permite incrementar exponencialmente y de forma inmediata la capacidad para atraer, atender y procesar candidatos; implementando la preselección de cientos de aspirantes que son atendidos de manera omnicanal en cuestión de minutos de manera simultánea con la ayuda de robots. Esta tecnología permite establecerte filtros demográficos precisos y con validaciones puntuales.
La selección manual de currículums sigue siendo la parte que requiere más tiempo de la contratación, especialmente cuando del 75% al 88% de los currículums recibidos para un puesto no están calificados. Se estima que la selección de currículums y la preselección de candidatos para entrevistas toma 23 horas del tiempo de un reclutador para una sola contratación.
Una vez filtrados estos candidatos, es posible de manera automática asignar y dar seguimiento a las citas programadas a través diferentes canales, como SMS, Mail y Blaster. Esto incrementa de manera directa la conversión de un candidato y permite optimizar la administración de las agendas de los seleccionadores, así como la de las estaciones físicas para de entrevistas presenciales.
El 58% de los solicitantes de empleo dicen que tienen una impresión negativa de una empresa si no reciben respuesta de la empresa después de enviar una solicitud, mientras que el 67% de los solicitantes de empleo tienen una impresión positiva de una empresa si reciben actualizaciones constantes durante todo el proceso de solicitud.
Hay dos verticales que podemos implantar para incrementar la seguridad en el proceso de selección de nuestros candidatos y de manera directa reducir los riesgos en la organización.
La primera es la implementación de RPAs (Procesos Automatizados), lo cual hace posible que con información del candidato: Domicilio, RFC, CURP y NSS, los robots puedan en cuestión de segundos, acceder a diferentes portales como Buró Laboral, IMSS, Buró Legal y Google maps, entregando un resultado binario y así conocer los antecedentes y veracidad de la información de los candidatos, reduciendo el riesgo de fraudes o problemas laborales en la operación. Esta implementación incrementa la certidumbre del proceso de selección sin necesidad de la intervención humana, logrando así un proceso más ligero y una mejor experiencia para los candidatos.
La segunda esta enfocada en tener las herramientas tecnológicas para evaluar de manera integral a los candidatos que tendrán acceso a información sensible de los clientes o de la organización, estableciendo bloques de perfiles para aplicar pruebas según el tipo de información que administraran:
Perfiles de colaboradores que tendrán acceso a información básica de los clientes, como nombre o domicilio, deberán acreditar 2 pruebas de integridad una axiológica y una de comportamiento; cuando tengan visibilidad de operaciones o transacciones del cliente, tendrán adicional una prueba de honestidad; cuando puedan ejecutar transacciones en cuentas de clientes se suman dos controles más, Estudio socioeconómico y prueba de integridad; y cuando dentro de sus funciones administren información masiva de cliente como bases de datos se incluye una prueba poligráfica a través del iris (EyeDetect).
Esto sin duda incrementa el grado de seguridad de la administración de la información o valores de la compañía.
Contar con un sistema que integre todas las etapas de incorporación de un colaborador, desde la atracción, el proceso de selección, la administración del expediente virtual, generación de contrato, administración de nómina, con alertas automáticas convierte el área de RH en una área de servicio y atención; ya que los procesos de reporte, gestión y administración son delegados a un robot y un sistema que tiene un grado de error mucho menor que el de un humano.
Actualmente es posible programar a través de procesos automatizados todas aquellas actividades que no dan un valor agregado a través del toque humano, por ejemplo:
- Validación de documentos para integración de expedientes.
- Producción e impresión de contratos, convenios de confidencialidad, acuerdos, avisos de privacidad.
- Programar esquemas de pago a través de diferentes esquemas de compensaciones, donde pueden hacerse y enviarse pre nóminas de forma diaria.
- Notificación automática de altas y bajas a diferentes áreas para activar o desactivar controles de acceso.
- Cardex del colaborador integrando, capacitación, historia clínica, acciones disciplinarias, pagos y evaluación de desempeño.
- Integración con cualquier LMS, ERP, o CRM; que genera integridad y eficiencia de la información de cada colaborador y su desempeño.
El uso de una plataforma de eLearning en la administración masiva de programas de formación resulta muy eficiente y útil cuando son cursos que se imparten de manera general a un grupo amplio de personas y los cuales sufren pocos cambios en el tiempo , por lo que son adecuados para impartir actualización de procesos, programas, sistemas de gestión de calidad o sistemas de gestión de seguridad de la información; ya que da la capacidad de acercar con mucha rapidez y bajo costo a miles de colaboradores, así como establecer modelos de capacitación estandarizados.
De acuerdo al último estudio de investigación de Deloitte “Global Human Capital Trends 2018”, los datos nos dicen que en realidad el eLearning tradicional ya no es efectivo, ya que el ratio de finalización de un curso es del 30%, la valoración media de los usuarios es de 2.5 sobre 10. Esto se debe principalmente a que es una herramienta que no termina de adap- tarse a las nuevas generaciones. Esta falta de adaptación, ha resultado en calidad insuficiente en contenidos y poco uso de nuevas tecnologías y formatos digitales, que hacen que un curso masivo no logre motivar a un empleado a concluirlo.
Si los números son tan duros, ¿cómo puede resultar benéfico implementarlo?
Un modelo disruptivo de capacitación digital puede lograrse mezclando las tendencias actuales de formación, como Game-based learning, e-learning, Digital Reference ware (video, audio o texto), aprendizaje colaborativo, Case Study-based learning, simuladores, mobile learning y aprendizaje cognitivo.
La implementación de este modelo adecuadamente, permite mejorar la experiencia de aprendizaje del usuario mediante una estrategia que incluye una capacitación por competencias, gamificación y microlearning; misma que es posible ejecutar en la mayoría de los LMS y LXP disponibles en el mercado.